Aan alles is gedacht,
dat werkt lekker makkelijk!
TourTrace - Overview
TourTrace – Uw busplanning systeem
TourTrace is het programma om u te helpen bij het beheren van klantopdrachten en ritplanning.
De complete workflow van aanvraag tot facturatie, van inplannen van voertuigen en chauffeurs tot het automatisch verwerken van de urenregistratie, TourTrace voorziet hierin.
TourTrace is ontstaan vanuit de praktijk en zal daarom perfect aansluiten bij uw werkwijze. En waar dat niet gebeurt, wordt het programma aangepast aan uw wensen. TourTrace past zich aan u aan, niet andersom.
Uw klanten kunnen via uw website een aanvraagformulier invoeren of gewoon bellen. Handel deze aanvragen vervolgens met TourTrace snel en eenvoudig af, mail vanuit het programma offertes en bevestigingen en plan de ritten in. Enkele reis, retours of meerdaagse reizen, binnen of buitenland, het is aan uw. Alle benodigde reisdocumenten worden gegenereerd.
Mail uw medewerker de ritopdrachten of stel de mobiele app tot zijn beschikking. Dan kan hij ook direct ritten afmelden en zijn gewerkte uren doorgeven. Hierdoor werkt de urenregistratie nog nauwkeuriger.
Uiteraard kan u vanuit TourTrace factureren. De facturatiemogelijkheden zijn uitgebreid en een koppeling naar uw boekhoudpakket behoort tot de mogelijkheden.
Ervaar hoe winstgevend en gebruikersvriendelijk TourTrace ook voor uw organisatie kan zijn.
Heeft u vragen of wilt u een demo van TourTrace? Neem contact met ons op en wij informeren u graag en vrijblijvend over de mogelijkheden van TourTrace.
De kenmerken van Tourtrace op een rij:
- Direct overzicht van alle aanvragen
- Eenvoudig en snel opstellen van offertes en bevestigingen
- Alles naar eigen wensen en huisstijl
- Meertaligheid bevestigingen, facturen of aanvraagformulier mogelijk
- Eenvoudig en overzichtelijk inplannen van voertuig en chauffeur(s)
- Efficiënt inplannen m.b.v. planbord en/of planningsscherm
- Volledige registratie van medewerkers en voertuigen, incl. signaleringen
- Urenregistratie van de medewerker volgens cao, incl. toeslagen en spaaropties
- Uitgebreide facturatie (o.a. voorschot-, nacalculatie, verzamel-facturen)
- Diverse rapportages, naar wens uit te breiden
Daarnaast:
- Vrijheid van werken, TourTrace werkt vanaf PC, Laptop of Mobiel.
- Integratie van aanvraagformulier in uw huidige website
- Mobiele app voor uw medewerkers (ritopdrachten, afmelding ritten, uren)
- Koppeling naar uw boekhoudpakket
- Uitbreiding mogelijkheid met subsystemen zoals Geofencing
- Importeren huidige administratie in TourTrace
Dashboard
- Relevante gegevens in één oogopslag
- Recente contacten, opdrachten, geplande ritten, rit-afmeldingen
- Signaleringen en waarschuwingen voertuigen (b.v. Apk, onderhoud, keuring)
- Idem medewerkers (b.v. Rijbewijs, Paspoort, Code95)
- Tonen ingestelde reminders
- Voertuig- en medewerker-memo’s
- Directe links naar o.a. Contactregistratie (mailing) en urenregistratie overig personeel
Registratie
- Aanvragen via de eigen website of per telefoon
- Aanvragen overzichtelijk getoond in registratiescherm
- Snel maken van een offerte of bevestiging, direct mailen naar de klant
- Bestaande klanten koppelen, nieuwe klanten vastleggen
- Samenstellen van een rit: enkel, retour, meerdaags, meerdere bussen, etc..
- Automatische berekening rijtijden (incl. aanrijden af garage, retour naar garage)
- Eenvoudig vastleggen van periodieke ritten (schoolzwemmen, etc…)
- Simpel opsplitsen van een rit, vervolgritten inplannen, kopiëren van een rit
- Automatisch berekenen BTW buitenland, NL gedeelte binnenland
- Opvoeren kostenposten (bepaal zelf veelgebruikte kostenposten)
- Vastleggen financiële gegevens t.b.v. facturatie (betaalwijze, btw, etc..)
- Genereren factuur (pro-forma, voorschot, eindfactuur, verzamelfactuur, creditfactuur) en direct mailen aan de klant
Ritplanning
- Duidelijke presentatie uit te voeren ritten per dag of gekozen periode
- Inzicht in te verwachte drukte door mogelijkheid om ook nog niet bevestigde ritten te tonen (aanvraag- en offerte-status)
- Tonen in planning meerdaagse bussen die nog onderweg zijn
- Eenvoudig toewijzen chauffeur(s), alleen beschikbare chauffeurs worden getoond
- Direct mailen ritopdracht(en) aan chauffeur(s)
- Toewijzen beschikbaar voertuig aan rit
- Directe toegang tot grafische weergave (planbord)
- Toegang planning voor chauffeurs via mobiele app.
Planbord
- Efficiënte grafische weergave van de planning
- Kleurgebruik soorten ritten e.d. zelf te bepalen
- Indeling planbord zelf in te stellen (aantal dagen, volgorde ritten, etc.)
- Uitvoerige info per rit door deze aan te wijzen (o.a. soort rit, vertrekgegevens, aankomstgegevens, ingedeelde chauffeur en/of bus, opdrachtnummer)
- Weergave vanuit chauffeur of vanuit voertuigperspectief
- Mogelijkheid om chauffeur(s) en voertuig aan rit toe te wijzen (indien gewenst o.b.v. beschikbaarheid)
- Duidelijk overzicht nog in te plannen ritten
Klanten
- Registratie klantgegevens, particulier/zakelijk
- Mogelijkheid opvoeren meerdere contactpersonen
- Vastleggen kenmerken van een klant (soort bedrijf, doelgroep, overige CRM)
- Overzicht van alle opdrachten gekregen van een klant
- Financiële gegevens (facturatiegegevens…)
- Overzicht alle facturen (openstaande en betaalde)
- Opstellen extra debet- of creditfactuur
Voertuigen
- Uitgebreide registratie voertuiggegevens
- Signaleringslijsten geldigheid (Apk, Tachograaf, Verzekering, etc…)
- Onderhoud registratie incl. vastleggen documenten (bv. Keuringsrapporten)
- Vastleggen faciliteiten van een voertuig
- Checklijsten uitrusting voertuig/schoonmaak
- Registratie inzetbaarheid van het voertuig
- Overzicht alle ritten door het voertuig
- (gepland en reeds uitgevoerd)
Medewerkers
- Uitgebreide registratie medewerkersgegevens
- Vastleggen soort dienstverband en contractdetails, incl. bijbehorende documenten
- Automatische Signalering geldigheid documenten (Paspoort, Rijbewijs, Code95, etc..)
- Registratie inzet/absentie (ziekte, verlof, standaard inzetbaarheid, etc.…)
- Checklijsten uitrusting (Kleding, sleutels, brandstofpassen, voorschotten, etc.…)
- Overzicht alle ritten door de medewerker (gepland en reeds uitgevoerd)
- Volledige urenregistratie vanuit planning incl. toeslagen, spaar/jaaruren, compensatie, vakantieopbouw, werkgeversdagen, etc..
- Urenstaten voor de medewerker, overzicht van alle uren en cumulatieve.
Factureren
- Rechtstreeks aan een (of meerdere) klant factureren
- Voorschotfacturen
- Eindfacturen
- Verzamelfacturen
- Factuur, binnen de mogelijkheden, aangepast aan uw huisstijl
- Klantnota’s Debet/Credit factureren
- Een koppeling (export facturen) naar uw financiële pakket
- Alle posten direct naar juiste grootboeknummer
- Exact Online, iMuis en Moneybird reeds beschikbaar. Andere pakketten zijn te realiseren.
- Diverse export-, filter- en zoekmogelijkheden
- Toegang voor iedere geautoriseerde medewerker
- Werkt op pc/laptop/tablet/mobiel met een internetverbinding
- Real-time toegang/raadpleging
- Overzicht ritopdrachten en bijbehorende details
- Afmelden ritten:
- werkelijke aan-/vertrektijden, incl. aanrijtijden
- vastleggen km-standen
- doorgeven verbruik brandstoffen/vloeistoffen
- bijzonderheden (schade, pech, reden uitloop, gevonden voorwerpen, schoonmaakpunten etc…)
Beheer & Autorisatie
- Autoriseer iedere medewerker voor gebruik van het planningsysteem
- Meerdere autorisatie-niveaus (Beheerder, Medewerker, etc…)
- Vastleggen van standaard emailteksten, voetnoten, adresblokken, etc…
- Beheren van constanten (btw, toeslagbedragen, vakantieopbouw, etc…)
- Beheren van meer dan 50 referentietabellen (o.a. voertuigfaciliteiten)
